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郵送による証明書(戸籍・住民票等)の取り寄せ方

更新日:2020年8月25日

 市役所に来られない方のために、郵送での転出届および証明書の交付請求を受け付けています。 

 平成24年4月1日から、事務手数料の一部が改定されました。
 窓口での手数料と異なる場合がありますので、申請の際はご注意ください。

郵送での転出届の方法

 次の(1)から(3) を郵送してください。

 (1)転出届


(2)返信用封筒
 請求者の住所・氏名を記入し、必要な金額分の切手を貼ってください。通数の多いときは、切手を多めに貼っていただくか、または同封してください。切手が足りない場合は不足分受取人払いで返送します。
注記:返送先は原則として住民票に記載されている住所もしくは転出先になります。どちらに送付するかは転出届に記載された異動日によります。一時滞在地や会社等には送れません。
注記:国外へ転出する場合は不要です。

(3)本人確認書類のコピー
 運転免許証・パスポート・個人番号カード(顔写真付き住民基本台帳カードを含む。)・在留カード・特別永住者証明書・障害者手帳・健康保険証・年金手帳・年金証書・生活保護受給証明書等のコピーを同封してください。
注記:すべて有効期限内のものに限ります。

(注意点)
 転出される方に個人番号カード(住基カードを含む。以下同じ。)を保有している方がいる場合は、特例転出(個人番号カードを用いた転出)の適用を受けることが可能となります。その場合は転出証明書は交付されませんので、返信用封筒は不要となります。
注記:ただし、転出してから14日を経過していると適用は受けられません。
注記:届出人の欄は自署でお願いします。

証明書の取りよせかた

次の(1)から(4)を郵送してください。

(1)請求書
 下記からダウンロードしてお使いください。

用途:全部事項証明(戸籍謄本)・個人事項証明(戸籍抄本)・除籍謄本・除籍抄本・戸籍附票・除籍附票・身分証明書等

  ダウンロードできない場合は次の内容を便せん等に記入してください。
 (1) 必要な戸籍の「本籍 ・ 筆頭者」
 (2) 必要な証明書の「種類 ・ 通数」
 (3) 抄本が必要な場合は、必要な方の「氏名」
 (4) 請求理由 ・ 使いみち(具体的に記入してください)
 (5) 請求者の「住所 ・ 氏名 ・ 生年月日 ・ 電話番号」
 (6) 戸籍に記載されている方から見た関係(本人・配偶者・子・父母等)

注記:請求者の欄は自署でお願いします。

注記: 戸籍の改製について
小金井市では、平成18年2月25日をもって戸籍事務を電算化(コンピューター化)しました。これにより、原則として電算化後の戸籍(全部・個人事項証明書)には、最新情報のみが移記され、平成18年2月25日以前に結婚や死亡等により除籍された人は記載されません。また、離婚や離縁等の記載がされない場合がありますので、このような履歴の証明が必要なときは、電算化前の戸籍(改製原戸籍)を請求してください。

用途:住民票・除かれた住民票(除票)・住民票記載事項証明・不在住証明等

ダウンロードできない場合は次の内容を便せん等に記入してください。
 (1) 必要な証明書の「種類・通数・住所」
 (2) 世帯全員・世帯一部の別(どちらが必要か)
 (3) 世帯全員が必要な場合は、世帯主の「氏名・生年月日」
 (4) 世帯一部が必要な場合は、必要な方の「氏名・生年月日」
 (5) 記載事項の表示について 
  ア 世帯主・続柄の表示 する または しない 
  イ 本籍・筆頭者の表示 する または しない (日本国籍の方)
  ウ 国籍・在留資格等の表示 する または しない (日本国籍以外の方) 
 (6) 請求者の「住所・氏名・電話番号」

注記:請求者の欄は自署でお願いします

(2)手数料
 郵便局で必要な金額分の「定額小為替」をお求めください。
注記:指定受取人欄にご記入の際は、「小金井市役所」とお書きください。記入が誤っている場合、お受け取り出来ないことがありますので、正確にお書きいただくようお願いいたします。
注記:おところ・おなまえ欄は空欄でお願いします。
注記:定額小為替の有効期限について、発行日から5か月と20日を超えないものをお願いします。 

郵送手数料一覧
種類 手数料(1通) 種類 手数料(1通)
全部事項証明(戸籍謄本) 450円 身分証明書 400円
個人事項証明(戸籍抄本) 450円 住民票 400円
除籍(謄本・抄本) 750円 除かれた住民票(除票) 400円
改製原戸籍(謄本・抄本) 750円 住民票記載事項証明書 400円
戸籍の附票 400円 不在住証明、不在籍証明 400円
除籍の附票 400円 その他市長の指定する事項に関する証明 300円

注記:その他市長の指定する事項に関する証明について、詳しくはお問い合わせください。

(3)返信用封筒
 請求者の住所・氏名を記入し、必要な金額分の切手を貼ってください。通数の多いときは、切手を多めに貼っていただくか、または同封してください。切手が足りない場合は不足分受取人払いで返送します。
注記:返送先は原則として住民票に記載されている住所に限ります。勤務先など、住民登録地以外に送付を希望される場合(マイナンバーや住民票コードを省略したものに限ります。)、請求者と送付先の関係を確認できる資料(氏名、送付先の住所が記載されている社員証等)が必要です。詳しくはご相談ください。
 

(4)本人確認書類のコピー
 運転免許証・パスポート・個人番号カード(顔写真付き住民基本台帳カードを含む。)・在留カード・特別永住者証明書・障害者手帳・健康保険証・年金手帳・年金証書・生活保護受給証明書等のコピーを同封してください。
注記:すべて有効期限内のものに限ります。
注記:改製原戸籍・除籍を請求される方について、本人確認書類が年金手帳、パスポート、社会保険の保険証等、住所が印字されていないもの又は手書きによる記載の場合、請求時から起算して3か月以内に発行された住民票の写しが別途必要となります。

(5)海外からの請求について
 令和2年3月27日をもって、国際郵便為替(International Postal Money Order)の発行が終了となりました。
 戸籍謄本・戸籍抄本・戸籍附票につきましては、日本国内にいる同一戸籍の方(配偶者等)や、直系の親族の方(父母・祖父母・子・孫等。ご兄弟は含まれません。)が請求し、取得した戸籍等をご親族から海外の方へ送付していただく方法もあります。また、日本にいる知人の方に委任状を送付して、代理人として戸籍を取得していただき、海外のご自宅に郵送していただく方法もあります。日本国内からの請求のため、より確実となりますので、ご検討ください。詳しくはメールにてお問い合わせ下さい。

宛て先

 〒184−8504  東京都小金井市本町6丁目6番3号
小金井市役所 市民課 郵送担当

注意

  • 請求書が市民課で収受されてからお手元に証明書が届くまで、1週間から10日程度かかります。(海外からの請求は、郵便事情が異なりますのでさらに日数がかかります。)
  • 戸籍関係の証明書を請求できるのは、原則として必要な戸籍に記載されている方、またはその配偶者、直系尊属・卑属のみです。代理人が請求する場合は、戸籍に記載されている方、またはその配偶者、直系尊属・卑属直筆の委任状が必要です。
  • 身分証明書を請求できるのは本人のみです。代理人が請求する場合は本人直筆の委任状が必要です。
  • 住民票を請求できるのは、原則として必要な住民票に記載されている方(本人及び同一世帯員)のみです。代理人が請求する場合は、住民票に記載されている方直筆の委任状が必要です。
  • 除かれた住民票(除票)を請求できるのは、原則として本人のみです。代理人が請求する場合は、本人直筆の委任状が必要です。詳しくは、お問い合わせ下さい。
  • 請求書及び委任状は原本をご提出ください。

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お問合わせ

市民課市民係
電話:042-387-9830
FAX:042-386-2519
メールアドレス:s030199(at)koganei-shi.jp
注記:迷惑メール対策のため、メールアドレスの表記を一部変更しております。お手数ですが、メール送信の際は(at)を@に置き換えてご利用ください。

本文ここまで


以下フッターです。

小金井市役所

〒184-8504 東京都小金井市本町6丁目6番3号

電話:042-383-1111(代表)
法人番号3000020132101(法人番号について)

本庁舎と第二庁舎の受付時間は、午前8時30分から午後5時まで、土曜、日曜、祝日と12月29日から1月3日までの間はお休みです。

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